Informativa sul trattamento dei dati personali

Ai sensi dell’art. 13 GDPR 679/2016 – “Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali” e in relazione ai dati personali che La riguardano e che formeranno oggetto del trattamento, ENTSORGA Vi informa che:

si intendono acquisire, anche verbalmente, direttamente o tramite terzi, o già si detengono, alcuni Vostri dati, qualificati come personali, il cui trattamento viene effettuato nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità dell’interessato, con particolare riferimento alla riservatezza, all’identità personale, al diritto ed alla protezione dei dati personali.

Ciò premesso, ENTSORGA Vi informa riguardo le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali raccolti e il loro ambito di comunicazione e diffusione, oltre alla natura del loro conferimento, premettendo che i trattamenti avvengono nel contesto delle analisi obbligatorie per legge o regolamento, dell’instaurazione ed esecuzione dei rapporti commerciali in essere o in divenire come previsti da leggi o regolamenti di settore.

FINALITA’ DI TRATTAMENTO E BASE GIURIDICA

Tutti i dati personali, anagrafici e fiscali, con l’esclusione di quelli sensibili e giudiziari, nonché i dati di contatto nonché i dati di natura economica (quali ad esempio: riferimenti bancari e di pagamento) che sono necessari per lo svolgimento dei rapporti contrattuali, da Voi conferiti in sede di fornitura e di prestazione di servizio, o già detenuti oppure raccolti presso altri soggetti e presso altre banche dati, la cui consultazione è prevista per legge o per regolamento, costituiscono oggetto di trattamento. ENTSORGA non dispone di mezzi illeciti per ottenere queste informazioni, che saranno utilizzate:

per la gestione degli obblighi contrattuali e per adempiere agli obblighi normativi, in particolare quelli amministrativi, contabili e fiscali, nonché per consentire una efficace gestione dei rapporti professionali, finanziari e commerciali;
per far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo in sede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione;
per le eventuali certificazioni aziendali.

Tutti i dati da Voi conferiti sono trattati, quindi, esclusivamente per adempimenti connessi all’attività di ENTSORGA le cui basi giuridiche sono rinvenibili:

nell’esecuzione del contratto di cui Voi siete parte o nell’esecuzione di misure precontrattuali adottate su Vostra richiesta;
nell’adempiere a obblighi legali ai quali è soggetto lo scrivente Titolare e/o nel legittimo interesse dello stesso;
nel perseguimento di legittimo interesse del Titolare del trattamento, consistente nella tutela dei diritti del Titolare o di un terzo in sede contenziosa, anche stragiudiziale e nell’accertamento, difesa e/o esercizio di un diritto in sede giudiziaria o ogniqualvolta le autorità giurisdizionali esercitino le loro funzioni giurisdizionali.

NATURA OBBLIGATORIA E FACOLTATIVA DEL CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DI UN EVENTUALE RIFIUTO

Il conferimento dei dati personali ed il conseguente trattamento da parte di ENTSORGA , per le finalità sopra indicate, sono necessari per l’instaurazione, per la prosecuzione e per la corretta gestione del rapporto tra Titolare ed Interessato, nonché strettamente necessari alla gestione ed esecuzione dei rapporti in essere: tale conferimento deve pertanto intendersi come obbligatorio in base a legge, regolamento o normativa comunitaria (si cita a titolo esemplificativo e non limitativo, alla normativa antiriciclaggio): l’eventuale rifiuto a fornire i dati personali richiesti potrà causare l’impossibilità, in tutto o in parte, di perfezionare e di gestire il rapporto contrattuale in essere o in divenire.

MODALITA’ DI TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati personali sarà effettuato sia su supporti cartacei, mediante strumenti manuali, sia con l’ausilio di strumenti elettronici mediante idonee procedure informatiche e telematiche, attraverso sistemi e banche dati di proprietà dello scrivente, atti a memorizzare, gestire e trasmettere i dati, con logiche e modalità tali da garantirne la sicurezza e la riservatezza.

ENTSORGA garantisce che i dati trattati saranno sempre pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali sono raccolti, con il Suo impegno di comunicare tempestivamente eventuali correzioni, integrazioni o aggiornamenti; specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

TEMPI DI CONSERVAZIONE

I dati personali saranno trattati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi sopra descritti, per adempiere ad obblighi contrattuali, di legge e di regolamento fatti salvi i termini prescrizionali e di legge, nel rispetto dei diritti e in ottemperanza degli obblighi conseguenti.

Il tempo massimo di tenuta non supererà i 10 anni. E’ fatta salva la conservazione per un tempo più lungo in conseguenza di richieste delle Autorità competenti o ai sensi della normativa applicabile, nonchè in relazione ad esigenze connesse all’esercizio del diritto di difesa in caso di controversie.

In particolare, criteri utilizzati per determinare il periodo di conservazione sono stabiliti dalla normativa fiscale per quanto riguarda il trattamento dei dati amministrativo-contabili.

AMBITO DI CONOSCENZA DEI DATI

Il trattamento dei dati personali sarà effettuato, nei limiti delle autorizzazioni di carattere generale rilasciate dal Garante per la protezione dei dati personali, a mezzo di soggetti espressamente e specificamente designati dal Titolare, in qualità di responsabili o autorizzati.

All’interno della struttura del Titolare del trattamento, i dati trattati possono venire a conoscenza del personale interno e del consiglio di amministrazione. Tali soggetti sono stati nominati quali “Incaricati del trattamento” ed hanno ricevuto specifiche istruzioni scritte per condurre il trattamento.

I dati potranno altresì essere trattati da soggetti terzi (outsourcer), di cui ci si avvale per l’erogazione di servizi connessi alla finalità perseguita, che la nostra organizzazione valuta di volta in volta, per garantire una maggiore tutela, se nominare responsabili dei trattamenti da questi posti in essere.

In tutti i casi, tali soggetti tratteranno i dati conformemente alle istruzioni ricevute dal Titolare, secondo profili operativi agli stessi attribuiti in relazione alle funzioni svolte, limitatamente a quanto necessario e strumentale per l’esecuzione di specifiche operazioni nell’ambito dei servizi richiesti ed esclusivamente per il conseguimento delle finalità indicate nella presente informativa.

L’elenco dei Responsabili del trattamento, costantemente aggiornato, può essere richiesto inviando una comunicazione con le modalità indicate al successivo punto riguardante i diritti dell’interessato.

COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE

I dati potranno essere comunicati per il perseguimento delle finalità sopra indicate ed in ogni caso nei limiti delle stesse, come segue:

a soggetti, pubblici e privati, quali Autonomi Titolari, che possono accedere ai dati in forza di disposizione di legge, di regolamento o di normativa comunitaria, nei limiti previsti da tali norme;
ad Enti pubblici;
a soggetti esterni, anche appartenenti al settore assicurativo e finanziario, che svolgono per conto di ENTSORGA attività ausiliarie correlate ai trattamenti dei dati.

Nella gestione dei dati conferiti, gli stessi possono essere comunicati a soggetti esterni fornitori di servizi e consulenze, che coadiuvano il Titolare e possono essere nominati Responsabili del trattamento, ai sensi del’art. 28 GDPR, limitatamente ai servizi prestati, oppure rivestire il ruolo di Titolari autonomi del trattamento, eventualità in cui la scrivente richiede di sottoscrivere specifiche clausole che impongano il dovere di riservatezza, sicurezza e la garanzia di rispetto della vigente normativa in tema di protezione dei dati personali. In tutti i casi, tali soggetti tratteranno i dati conformemente alle istruzioni ricevute dal Titolare, nell’ambito delle funzioni cui sono adibiti e/o nei limiti necessari per lo svolgimento dell’incarico conferito ed esclusivamente per il conseguimento delle specifiche finalità indicate nella presente informativa. Tra questi soggetti rientrano:

società / professionisti che svolgono per nostro conto servizi informatici, telematici, finanziari, amministrativi, di archiviazione, di stampa imbustamento della corrispondenza e di gestione trasporto e smistamento delle comunicazioni alla clientela;
società / professionisti che svolgono attività di rilevazione circa la qualità dei servizi forniti, la soddisfazione della clientela;
società / professionisti che erogano servizi informatici e di gestione, compresi gli adempimenti contributivi e fiscali, contabili, amministrativi, tributari e finanziari;

a soggetti esterni consulenti, nei limiti necessari per svolgere il loro incarico presso la nostra organizzazione, vincolati dalla sottoscrizione di specifiche clausole o accordi che impongano il dovere di riservatezza, sicurezza e la garanzia di rispetto della normativa italiana ed europea in materia di privacy e successive integrazioni;

Ove tale comunicazione non fosse possibile senza libero ed esplicito consenso da parte dell’interessato, perché prevista in relazione alle normative vigenti e nell’ambito delle finalità dichiarate, l’espressione del consenso risulterà indispensabile per procedere alla comunicazione stessa verso soggetti che svolgono attività ausiliarie rispetto le finalità dichiarate.

I dati non verranno diffusi, con tale termine intendendosi il darne conoscenza a soggetti indeterminati in qualunque modo, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione, a meno di specifico consenso, libero ed informato, concesso per ciascun tipo di trattamento.

TRASFERIMENTO DI DATI PERSONALI VERSO PAESI EXTRA UE O VERSO ORGANIZZAZIONI INTERNAZIONALI

Non sono previsti trasferimenti dei dati personali verso paesi Extra Ue o verso organizzazioni internazionali.

TRATTAMENTO DI DATI RELATIVI A PERSONE FISICHE DIVERSE DALL’INTERESSATO CONNESSI CON LA SUA ORGANIZZAZIONE E L’INCARICO CONFERITO

In occasione del trattamento dei dati personali conferiti, il Titolare potrà occasionalmente trattare altresì dati riferibili ad altri soggetti all’interno della Vostra organizzazione aziendale. Qualora ciò avvenga, sarete tenuti a mostrare la presente informativa agli interessati affinché la stessa sia compresa ed a comunicare al Titolare eventuali aggiornamenti relativi ai dati di tali soggetti.

DIRITTI DELL’ INTERESSATO

Il Titolare del Trattamento informa che, nell’ambito del trattamento dei Suoi dati personali, l’Interessato gode di tutti i diritti previsti dal GDPR ed in particolare:

del diritto di accesso ai sensi dell’art. 15 GDPR (consiste nel diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in caso affermativo, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle informazioni riguardanti il trattamento);
del diritto di rettifica ai sensi dell’art. 16 GDPR (consiste nel diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti, senza ingiustificato ritardo; tenuto conto delle finalità del trattamento, l’Interessato ha il diritto di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa);
del diritto alla cancellazione (diritto all’oblio) ai sensi dell’art. 17 GDPR (consiste nel diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che riguardano l’Interessato, senza ingiustificato ritardo, qualora ricorra uno dei motivi indicati dal GDPR e non si ricada in un’ipotesi di esclusione di cui all’art. 17, par. 3 GDPR);
del diritto di limitazione di trattamento ai sensi dell’art. 18 GDPR (consiste del diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la limitazione del trattamento, qualora ricorra una delle ipotesi previste dal GDPR);
del diritto alla portabilità dei dati ai sensi dell’art. 20 GDPR (consiste nel diritto a ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali forniti al Titolare del trattamento ed a trasmettere tali dati a un altro Titolare del trattamento, senza impedimenti, nonché nel diritto ad ottenere la trasmissione dei dati direttamente da un Titolare all’altro, se tecnicamente fattibile – ciò qualora il trattamento sia fondato sulle basi giuridiche o avvenga con le modalità indicate dall’art. 20 GDPR);
del diritto di opposizione ai sensi dell’art. 21 GDPR (consiste nel diritto dell’Interessato ad opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla propria situazione particolare, al trattamento dei dati personali ai sensi dell’articolo 6, par. 1, lettere e) o f) GDPR, compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni;
del diritto di revoca del consenso prestato ai sensi dell’art. 7, par. 3, GDPR (consiste nel diritto dell’Interessato a revocare il proprio consenso al trattamento dei dati precedentemente accordato, la revoca non pregiudica la liceità del trattamento basato sul consenso precedentemente prestato).

Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, l’Interessato – qualora ritenga che il trattamento che La riguarda violi il GDPR – ha il diritto di proporre reclamo ad un’Autorità di controllo, segnatamente nello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora oppure del luogo in cui si è verificata la presunta violazione.

L’Interessato potrà in qualunque momento esercitare i diritti sopra elencati contattando il Titolare del trattamento:

– a mezzo posta, al seguente indirizzo: Strada Prov.le per Castelnuovo Scrivia, 7/9, 15057 Tortona (AL)

– per telefono, componendo il numero: 0131.811383

– via e-mail, al seguente indirizzo: info@entsorga.it.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento dei dati personali è la singola società del gruppo Entsorga (EntsorgaFin S.p.A., ENTSORGA ITALIA S.P.A.) con sede in STRADA PER CASTELNUOVO S. 7 – 15057 – Tortona (AL), con cui è stato instaurato il rapporto contrattuale.